fbpx

Negocjacje z perspektywy zamawiajacego - czyli jak negocjuje kupiec?

Autor: Kamila Jakubowska

 
Kto miał styczność z negocjacjami ten wie, że niezależnie co i z kim negocjujemy przebieg rozmowy negocjacyjnej w każdym wypadku rządzi się podobnymi prawami. To co odróżnia od siebie negocjacje: biznesowe, handlowe, rodzicielskie, zakupowe czy sprzedażowe to sposób, w jaki sposób się do nich przygotowujemy i definiujemy cele. W tym artykule omówimy negocjacje zakupowe czyli kryteria jakimi podczas prowadzenia rozmów kieruje sie kupujący.
 
 🔴 Wybór strategii prowadzenia rozmów

W negocjacjach zakupowych kluczowym elementem jest przygotowanie. Kupujący powinien być świadom celów swojej organizacji i działać w ramach nich, a jednocześnie realizować misję, dla której go zatrudniono. Zwykle jest to dbałość o minimalizację wydatków i redukowanie kosztów. Tu warto zadać sobie pytanie – w jaki sposób - będąc kupującym - chcemy realizować tę misję: presją i manipulacją czy też może perswazją i jasnym stawianiem spraw? Obie strategie prowadzą do tego samego celu, jednak w dłuższej perspektywie, sposób w którym kupiec buduje relacje z dostawcami ma zasadnicze znaczenie w kontekście trwałości i jakości relacji biznesowych.
 
Poleganie na tzw. twardych negocjacjach i przyciśnięcie kontrahenta do tzw. "muru" w czasach dekoniunktury może być skuteczne. Jednak w momencie powrotu rynku na ścieżkę wzrostu, dostawcy – dążąc ro realizacji swoich celów i zysków – zareagują natychmiast i zbyt wymagający kupujący może utracić u nich pozycję preferowanego odbiorcy. Dla zilustrowania tej sytuacji posłużę się przykładem z branży logistycznej. W trudniejszych czasach przewoźnicy gotowi są zgodzić się na stosunkowo niewysokie stawki, aby przetrwać, jednak gdy tylko popyt zaczyna się zwiększać, natychmiast podejmują się lepiej płatnych zleceń i zmniejszają swoją dyspozycyjność dla firmy, z którą współpraca od strony rentowności najmniej im się opłaca lub zażądają zmiany warunków współpracy na swoją korzyść. To naturalne, niemniej jednak w takiej sytuacji, aby utrzymać budżet zakupowy na dotychczasowym poziomie, trzeba być gotowym na szybkie zmiany dostawców albo zaangażować dodatkowe siły w renegocjacje warunków, które być może odsuną w czasie wzrost kosztów, ale im nie zapobiegną.

🔴 Co to znaczy „taniej” i czy "taniej" zawsze się opłaca?

Mogłoby się wydawać, że zakupy mają  jeden cel: kupić taniej. Oczywiście, że tak, choć po części jest to cel pozorny. Pojawia się tu bowiem pytanie: co jest punktem wyjścia do oszacowania wartości „taniej”? Złożona oferta, czy najtańsza spośród wszystkich złożonych ofert, czy też może dotychczasowa cena? A może rozwiązanie o ściśle określonej funkcjonalności i równie precyzyjnie określonej jakości, które z rożnych źródeł na świecie można pozyskać za różne kwoty?

Kupując coś raz możemy sobie pozwolić na drenowanie ceny. Z reguły kupcy mają rozbudowany warsztat negocjacyjny, dlatego zdarza się, że drenowanie ceny odbywa się niekoniecznie eleganckimi metodami negocjacyjnymi, często poprzez presję.
W dłuższej relacji zarówno mało eleganckie środki, jak i nadmierne drenowanie ceny może się jednak obrócić przeciwko zamawiającemu. Dlaczego tak się dzieje? Jeśli negocjator jest klientem, którego nietrudno zastąpić innym lub nie zajmuje podium w rankingu klientów danego dostawcy, nasz kontrahent pod wpływem presji być może zgodzi się na podpisanie kontraktu w danym momencie, jednak długofalowo nie będzie zainteresowany jego kontynuacją.  Ponadto nadmierne dociskanie cen i marży dostawcy może w dłuższej perspektywie skutkować zachwianiem  płynności finansowej dostawcy, a to stanowi bezpośrednie zagrożenie dla stabilności działań zamawiającego. Jeśli bowiem nasz dostawca popadnie w tarapaty finansowe i nie zrealizuje kontraktu, ucierpi także zamawiający. Przykładem mogą tu być dostawy materiałów budowlanych - ich brak na czas może skutkować perturbacjami po stronie firmy odpowiedzialnej za realizację budowy, a tym samym pojawia się pytanie w stosunku do kupca dlaczego zdecydował się na współpracę z nierzetelną firmą.
 
Grubiaństwo podczas negocjacji może również doprowadzić do odejścia dostawcy, co w warunkach wolnego rynku nie jest wielkim zagrożeniem, jednak generuje koszt przeprowadzenia zmiany, czasami niekoniecznie chcianej, a także będzie wymagało zaangażowania dodatkowego  chociażby czasowego w przeprowadzenie nowego przetargu i negocjacji. A wiadomo, że czas to pieniądz.
 
 
🔴 Analiza ofert i wspólny mianownik
 
Jasność celów biznesowych i negocjacyjnych radykalnie zwiększa skuteczność prowadzonych negocjacji. Warto zatem mieć świadomość jakich zachowań oczekujemy podczas tego procesu i przygotowanie się do nich już na etapie kontraktowania warunków współpracy. Zamawiający względnie kupujący – przed przystąpieniem do procesu negocjacyjnego – powinien przemyśleć:
- czego wymaga od potencjalnego kontrahenta,
- czego oczekuje po współpracy z dostawcą,
- jak wyobraża sobie ich zakończenie,
- w jaki sposób ta relacja ma przybliżyć zamawiającego do realizacji jego własnych celów  jak i celów organizacji, którą reprezentuje
- a także w jaki sposób i w jakim stopniu zaspokoi potrzeby kupującego.
 
Przygotowanie kupca do negocjacji powinna poprzedzić także analiza otoczenia rynkowego. Analiza rynku, trendów, historii współpracy z aktualnym,  poprzednim lub równoległym dostawcą, a także przejrzenie cen dostawcy i konkurencji pozwoli zamawiającemu wyłonić precyzyjne cele negocjacyjne. Niemniej jednak strona kupująca oprócz ceny powinna wziąć pod uwagę również inne, istotne kwestie biznesowe. W zależności od rodzaju biznesu, który reprezentuje zamawiający, należeć do nich mogą:
- utrzymanie ciągłości produkcji kontraktowanej oferty
- ciągłość i bezpieczeństwo dostaw,
- zatowarowanie przestrzeni handlowej, s
- stabilność finansowa i wiarygodność dostawcy,
- adekwatność proponowanych produktów i ich jakość spełniająca wymagania
- szeroko rozumiane bezpieczeństwo transakcji.
 
Z uwagi na konieczność wzięcia pod uwagę wszystkich powyższych czynników, analiza ofert, choć zwykle rozpoczyna się od analizy cen, w rzeczywistości staje się pracochłonnym zajęciem. Dzieje się tak również dlatego, iż oferenci starają uczynić swoją ofertę niepowtarzalną i nieporównywalną. W cenie zaszywają usługi lub wartości dodane do niczego zamawiającemu niepotrzebne, a wpływające na cenę. Pomogą nam to zilustrować poniższe przykłady:

Przykład 1:
Reprezentujemy zakład produkcji i konfekcjonowania kruszyw i musimy zadbać o wygląd trawników na terenie zakładu. Otrzymujemy różne oferty, jedna z nich przewyższa pozostałe cenowo o 30 %. Po jej przeanalizowaniu okazuje się, iż usługa koszenia trawników jest wykonywana bardzo cichym sprzętem, nie generującym zwykłego hałasu towarzyszącego koszeniu. Jednakże w przypadku zakładu produkującego kruszywo ten parametr oferty jest całkowicie zbędny, ponieważ hałas generowany w takim zakładzie zdecydowanie przewyższa hałas kosiarek. Oferta byłaby adekwatna dla firmy, która doceni ciszę. Natomiast w przypadku takiego zakłady, kupujący będzie rozpatrywał propozycje bez dodatkowej wyceny ciszy podczas wykonywania usługi.
 
Przykład 2:
W tym przykładzie posłużymy się ofertami, które dotyczą jedynie kosztu inwestycyjnego i w żaden sposób nie poruszają kwestii tzw. TCO (z ang. Total Cost of Ownership), który jest swego rodzaju wspólnym mianownikiem, pozwalającym porównać oferty. TCO rozumiany jako całkowity koszt posiadania, a więj jest to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu. Przykładem mogą być zakupy systemów informatycznych. W tym przypadku mamy kilka możliwości – możemy zakupić licencję na konkretne oprogramowanie. Inną opcją jest zakup miesięcznej usługi korzystania z takiego oprogramowania, czyli tzw. SaaS (z ang. Software as a Service). Przy takim porównaniu oczywistym jest, że zakup licencji będzie bardziej korzystny – różnica może sięgać nawet 50% na niekorzyść SaaS. Ale koszt licencji nie obejmuje zazwyczaj kosztów tzw. customizacji czyli dostosowania oprogramowania do naszych potrzeb, wdrożenia, szkolenia użytkowników, utrzymania, ani bieżącego serwisu. Po uzględnieniu tych wszystkich czynników moze się okazać, że cenowo wygra jednak oferta Saas.
 
Przykład 3:  
Innym przykładem – nawiązującym do przykładu nr 2, jest zakup auta osobowego na własność. Przyjmijmy, że jego cena wynosi 45 000 zł. Nie uwzględnia jednak kosztów przeglądów, serwisowania, ubezpieczenia, obsługi i likwidacji auta. Jeśli przed zakupem dokonamy analizy kosztów eksploatacji posiadanego auta, czyli swego rodzaju wspomnianego wyżej TCO, może się okazać, że ostatecznie bardziej opłacał się będzie wynajem pojazdu np. na minuty lub leasing.

Konkludując, analiza i sprowadzanie ofert do wspólnego mianownika może być czasochłonne. Jednak bez wykonania tego kroku nie wyłowimy najbardziej optymalnej dla nas propozycji spośród otrzymanych ofert. Co może przyspieszyc ten proces? Na pewno do skrócenia czasu analizy potrzebne jest solidne przygotowanie i absolutna precyzja w zakresie celów biznesowych i negocjacyjnych w danym projekcie zakupowym. Precyzja w zakresie celów, które ma realizować oferta pozwoli bowiem skonstruować kupującemu dokładniejszy brief oraz sformułować zapytania ofertowe w sposób nie pozwalający oferentom na przytoczoną wyżej różnorodność. A dobrze przygotowane przez dostawców oferty skrócą czas konieczny na przeprowadzenie rzetelnej analizy.
 
 
 
 


🔴 Potrzebujesz wsparcia w zakresie prowadzenia negocjacji z pracownikami lub klientami? Chcesz przeszkolić swój zespół w zakresie skutecznych negocjacji? 🔴
 🔴 Napisz do nas! Zapraszamy do kontaktu! 🔴
 
 

 
 
 
 

Zobacz także

Zobacz dla kogo pracowali nasi eksperci