Kiedy jako firma powinniśmy skorzystać z pomocy agencji marketingowej? Jak ją wybrać? Czym jest i co powinien zawierać brief? O tym przeczytasz w poniższym artykule.
Kiedy szukać?
Agencje marketingowe są potrzebnym a czasem wręcz niezbędnym partnerem do rozwijania i realizacji projektów zwłaszcza, gdy w firmie:
– brakuje kompetencji albo narzędzi w danym obszarze (np. do wprowadzenia nowej kategorii na rynek, zbudowania aplikacji mobilnej, prowadzenia działań PR albo e-commerce, zakupu mediów), a nie są to obszary strategiczne dla firmy;
– realizowane są kompleksowe projekty, wymagające dużych zasobów np. koncerty z potrzebą zbudowania całej infrastruktury i rezerwacją artystów, długotrwałe promocje konsumenckie, które angażują duże zespoły na dłuższy czas;
– realizuje się jednorazowy projekt i nie ma potrzeby budować dodatkowych zasobów na stałe;
– potrzebna jest weryfikacja pomysłów biznesowych z pomocą ekspertów dostępnych na rynku.
Istotnym elementem decyzji jest czynnik kosztowy, najlepiej rozpatrywany w szerszej perspektywie niż tylko kwota na fakturze. Utrata możliwości rynkowych, czyli sprzedaż, której nie zrobimy, bo nie będzie promocji konsumenckiej czy sklepu internetowego, też jest kosztem. Z drugiej strony strategiczne do realizacji obranej strategii biznesowej zasoby, w tym ludzi, docelowo najlepiej posiadać wewnątrz firmy. Przykładowo jeśli jedyną formą sprzedaży i komunikacji firmy z klientem jest Internet, warto w tym obszarze rozwinąć w przedsiębiorstwie odpowiedni zespół ekspertów i technologii.
Gdzie zdobyć informacje o agencjach?
Niestety nazwy agencji, częste zmiany właścicielskie czy wreszcie rzetelność w prezentacji swojego portfolio na stronie internetowej, nie ułatwiają zadania wyboru właściwej agencji. Jak zatem szukać?
Po pierwsze rekomendacje – zweryfikowana w praktyce agencja, polecona przez zaufaną osobę jest najlepszym rozwiązaniem.
Warto przejrzeć branżowe portale oraz magazyny, gdzie znajdziemy informacje na temat realizacji, agencji, ludzi odpowiedzialnych za działania w interesujących nas obszarach m.in:
• Media & Marketing Polska, www.mmponline.pl
• Marketing przy kawie, www.marketingprzykawie.pl
• Nowy Marketing, www.nowymarketing.pl
• Linkedin.com
Można przejrzeć także laureatów konkursów branżowych jak Effie, Golden Arrow, Złote spinacze, Kreatura oraz firmy prezentujące swoje osiągnięcia na konferencjach np. I love marketing czy Infoshare, podczas których prezentuje się przykłady najlepszych kampanii, ich twórców oraz nowe rozwiązania. Informacje dostępne są na stronach organizatorów, często bywają opisywane również na portalach poszczególnych agencji.
Jak wybierać?
Przed zleceniem prac najlepiej porównać oferty przygotowane w odpowiedzi na nasz brief (zapytanie ofertowe) przez wybrane przez nas agencje. O tym co powinien zawierać jest mowa w dalszej części niniejszego artykułu. Głównym elementem decydującym o zaproszeniu agencji jest doświadczenie w interesującym nas obszarze sprawdzone na bazie prowadzonych projektów i kompetencji zespołu. Istotne może być portfolio klientów – z jakich branż pochodzą, czy mają podobnych odbiorców. Warto sprawdzić referencje, aby potwierdzić otrzymane informacje.
Kolejnym elementem wyboru mogą być posiadane zasoby (infrastruktura, narzędzia, wielkość zespołu) określające, czy agencja będzie w stanie dostarczyć sama określone usługi, czy korzysta z podwykonawców. Duża ilość podwykonawców może zwiększyć ryzyko opóźnień oraz podnieść koszty wykonania zlecenia. Jeśli mamy do przeprowadzenia dużą akcję promocyjną w sklepach i potrzebujemy nie tylko dostarczyć lecz także przechowywać materiały podczas trwania promocji, to lepiej, aby agencja posiadała własną sieć magazynów, a nie wynajmowała je specjalnie dla nas, gdyż zwiększy to koszty realizacji projektu. Na końcu jest zespół, kontakt i relacja podczas spotkań. Każdy projekt przynosi wyzwania, a dobra komunikacja oraz proaktywna i prowadzona z szacunkiem współpraca decydują o komforcie codziennej pracy.
Po wstępnej selekcji agencji, przechodzimy do etapu oceny oferty czy proponowanych rozwiązań oraz ich kosztów. Jeśli wiemy już co i jak chcemy realizować, wystarczy poprosić o kosztorys, jeśli nie – najlepiej wyznaczyć zadanie w formie briefu, które da możliwość oceny najważniejszych kompetencji (np. kreatywność, strategia, znajomość branży, rozwiązań technologicznych) oraz poprosić o zrobienie wyceny. Aby sprawnie i rzetelnie porównać rozwiązania, trzeba jasno określić sposób przygotowania ofert oraz kryteria wyboru. Nie chcemy przecież tracić czasu na setki stron prezentacji, które pokazują nie to co nas interesuje. Przy istotnych przetargach warto przygotować kartę oceny, na której osoby decydujące będą mogły przyznawać punktację za poszczególne elementy ofert – w tym terminowość, poprawność wykonania oraz koszty. Ocena zbiorcza będzie wytyczną do podjęcia finalnej decyzji. Osobiście rekomenduję rozsądne podejście zarówno do ilości zapraszanych agencji oraz zakresu prac przetargowych, które najczęściej robione są bezkosztowo, co jednak nie znaczy, że nie mają wartości. Ponadto na ich przejrzenie też trzeba wygospodarować czas. Aby zwiększyć efektywność procesu można go zrobić w etapach: pierwszy sprawdzający kompetencje i zrozumienie zadania, drugi bardziej szczegółowy obejmujący już konkretne rozwiązania, koszty itp. Bardzo ważnym elementem dobrego przetargu jest precyzyjny brief, który powinien zawierać optymalną ilość tylko istotnych informacji i jasno określone zadanie, sposób jego dostarczenia, harmonogram oraz planowany budżet.
Jak rozliczać?
Przy ustalaniu umowy warto z góry określić model współpracy oraz rozliczeń. Są dwa najczęściej stosowane rozwiązania:
1. Projektowo, kiedy określamy dokładnie zakres prac, harmonogram, koszty w tym prowizję agencji. To dobry model na realizację konkretnego wydarzenia czy strony internetowej.
2. Abonamentowo czyli za stałą obsługę ze stałą opłatą miesięczną za określony obszar działań. Model sprawdza się przy np. działaniach PR czy obsłudze komunikacji w social mediach, gdzie jest dużo ciągłych zadań i nie do końca można je określić z góry, bo zależą od bieżącej reakcji klientów czy dziennikarzy. Można dodatkowo określić premię za przekroczenie oczekiwanych rezultatów, co motywuje agencję do zaangażowania.
Pozostałe istotne kwestie, które winny być ujęte w umowie to określenie zespłu do obsługi firmy po stronie agencji czyli osób odpowiedzialnych za projekt oraz formy podejmowania decyzji i akceptowania rozwiązań. Są to istotne elementy dla efektywnego przebiegu współpracy, terminowości oraz kosztów. Agencja powinna sprawnie dostarczać rozwiązania, a zleceniodawca, czyli firma podejmować odpowiedzialne decyzje na każdym etapie procesu w uzgodnionych ramach czasowych.
Jeśli mamy do czynienia z projektami strategicznymi dla firmy warto zabezpieczyć się przed ryzykiem ujawnienia informacji osobom trzecim, na przykład poprzez podpisanie stosownej umowy, zwanej często NDA ( non-disclosure agreement).
Jak w każdej współpracy ważnym elementem, który należy doprecyzować najlepiej w formie pisemnej jest ocena wykonanych usług, terminowość, wynagrodzenie, rozstrzyganie kwestii spornych. Poza odpowiednimi zapisami w umowie, pomocny może okazać się raport na koniec projektu, bądź okresu rozliczeniowego, którego forma i zawartość również powinny być określone umową. Realizując np. projekt i wdrożenie strony internetowej oceniamy jej wykonanie na podstawie jej funkcjonalności oraz wyglądu w porównaniu do ustalonego opisu bądź makiety. Dochodzi do tego terminowość realizacji i ewentualny okres wsparcia technicznego.
Podsumowując, określ swoje potrzeby oraz cele, sprawdź rynek, porównaj oferty, określ zasady działania, sprawdź wyniki.
Masz pytania, potrzebujesz rekomendacji? Zapraszamy do kontaktu.
